Blog

Mind a projektek indítása, előkészítése során, mind a végrehajtás során kerülhetünk olyan helyzetbe, hogy különböző kollégák véleményét, tudását, szempontjait, érdekeit kell összehangolni. A tegnapi PM Műhely előadáson ezekből a helyzetekből a projekt előkészítést vettük fókuszba, hogy érdemben tudjunk arról beszélgetni, mire használhatók a szabályozott, közös problémamegoldó folyamatok, illetve az egyes módszerek.

Amikor egy probléma üti fel a fejét, és nekiülünk megoldani, a következő jelenségeket figyelhetjük meg:

- a beszélgetésben keverednek a tünetek, a feltételezett okok, adatok-tények, feltételezések, blöffök, indulatok, bűnbakkeresés, javaslatok, azok kritikája, stb.,

- nem a szakértők, a tudással rendelkezők kapnak szót, hanem a domináns szereplők, vagy a vezető (akár akarja, tesz érte, akár nem),

- a társaság csapong a témák között, rosszul kezeli az időt: a megbeszélés elején engedi az elkalandozást, a mondandók bő lére eresztését, a végén már érdemi kifejtésekre sincs idő,

- a társaság megáll az első megoldásnál, amit megtalál.

Kreatív folyamatA részvételre épülő, szabályozott kreatív problémamegoldó folyamat mindezeket kiküszöböli – ha jól van vezetve, igazi konstruktív együttműködést, alapos problémaelemzést, ötletek sokaságát, azok többszempontú értékelését és jó választást eredményez.

A projekt előkészítés során mindezekre lehet használni a módszereket – egyenként, vagy folyamatban is, gyűjteni-listázni, értékelni, kiválasztani ilyesmiket:

Problémafeltárás – mire keresünk megoldást a projekttel

Mi a a probléma igazi oka

Megoldási javaslatok

Végfelhasználók igényei

Megoldási javaslatok értékelése: az egyes alternatívák vizsgálata

Segítő és hátráltató faktorok 

Szükséges erőforrások

Várható hasznok, előnyök, illetve hátrányok

Prioritások

Kiválasztott megoldás – tervezés:

Stakeholderek

Leszállítandók

Teendők

Kockázatok

Sikertényezők

Az előadás során ilyen módszerekről beszélgettünk, illetve arról, milyen vállalati és vezetői kultúra szükséges ahhoz, hogy ezekkel valóban eredményt érjünk el.

Valóban, lehetnek nehézségek, ha ez a szemlélet, vagy az eszközök nem illeszkednek a vállalati kultúrába. Ilyenkor szokatlan lehet a módszertan, esetleg nehezen aktivizálódnak a résztvevők, vagy úgy érzik “erre nincs időnk”. Ezeket azonban egy képzett, szerepében tudatos facilitátor megoldja. Azon ő sem tud segíteni, ha nem a megfelelő kérdéseken dolgozik a társaság vagy nincs tudásuk, információjuk amivel dolgozni tudnak. 

Felmerült még, hogy lehet-e ezekkel a módszerekkel kezelni az érdekellentéteket – szerintem lehet, ezzel is dolgozik a facilitátor. Lehet velük bizonyos mértékig javítani az őszintétlenségen (a módszerek között sok van, ami direkt erre szolgál), és heterogén csoporttal is jól lehet dolgozni. Ez például az egyik terület, ahol legnagyobb a haszna a módszereknek: nagyon eltérő szakmákat összehozni, növelni az egymás iránti megértést, egymás igényeinek tiszteletben tartását. És igen, lehetséges, hogy a felső vezetők nem támogatják, hogy a közös tudás alapján szülessenek megoldások, döntések. 

ProjektindításÉn akkor is bátorítok minden projektmenedzsert, hogy egyenként, vagy folyamatban, próbálják ki az eszközöket! Azok a teamek, akik átélik ezt a típusú “meetinget”, egyre többet fogják használni. Hiszen ki nem szeret konstruktív légkörben, saját magát beleadva, sőt, jól érezve magát kreatív lenni – és ezzel eredményt létrehozni? 

Share on Facebook

Nincs hozzászólás

Még nincs hozzászólás.

Szóljon hozzá!

belépésregisztráció